Contabilidad: Efectivo y Conciliación Bancaria

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Concepto de efectivo

Activo más líquido de la empresa: comprende el dinero físico y los recursos convertibles en dinero de forma inmediata y sin restricciones.

Criterio definitorio del efectivo

No depende de dónde esté guardado, sino de su disponibilidad inmediata y libre de cualquier restricción legal o económica.

Elementos incluidos en el efectivo

Monedas, billetes, cheques recibidos pendientes de depósito, saldos en cuentas corrientes o de ahorro y depósitos bancarios a la vista.

Elementos excluidos del efectivo

Fondos en garantía, depósitos a plazo restringidos, cuentas por cobrar, inventarios y anticipos con disponibilidad comprometida.

Ciclo del efectivo (definicion)

Secuencia continua de entradas y salidas de dinero que describe cómo este se invierte, transforma en bienes o servicios y retorna a la empresa.

Fases del ciclo operativo del efectivo

Efectivo inicial, compra de insumos/inventario, pago de costos operativos, venta (contado o crédito), cobro a clientes y retorno a efectivo.

Ciclo de conversion del efectivo

Plazo temporal que transcurre desde que se paga a los proveedores por insumos hasta que se cobra a los clientes por las ventas realizadas.

Importancia de acortar el ciclo de conversion

Cuanto más corto sea el ciclo, mayor será la velocidad de rotación del dinero y mejorará la liquidez operativa de la empresa.

Causa del control interno reforzado en efectivo

Es el activo con mayor vulnerabilidad frente al fraude, robo o error debido a su liquidez absoluta y facilidad de transferencia.

Regla basica de separacion de funciones

Las responsabilidades de custodiar los fondos, autorizar desembolsos y registrar contablemente las operaciones deben recaer en distintas personas.

NIC 7: Denominacion y alcance principal

Estado de Flujos de Efectivo: norma que regula la presentación de las entradas y salidas de efectivo y de sus equivalentes.

Equivalentes de efectivo segun la NIC 7

Inversiones de corto plazo, gran liquidez, convertibles en importes conocidos de dinero y con riesgo insignificante de cambio en su valor.

Vencimiento habitual de un equivalente de efectivo

Vencimiento original no superior a tres meses contados a partir de la fecha de su adquisición.

Clasificacion de flujos segun NIC 7

Se agrupan en tres actividades principales: operativas, de inversión y de financiamiento.

Actividades operativas (NIC 7)

Flujos derivados de las actividades principales productoras de ingresos ordinarios de la entidad, como cobros por ventas y pagos a proveedores.

Actividades de inversion (NIC 7)

Desembolsos destinados a adquirir recursos de largo plazo (propiedades, planta, equipo e intangibles) y cobros por su venta.

Actividades de financiamiento (NIC 7)

Transacciones que alteran el tamaño y composición del capital propio y de los préstamos tomados (aportes de socios, emisión de deuda o dividendos).

Tratamiento de transferencias internas de efectivo (NIC 7)

Los movimientos entre partidas de efectivo (como traspasar fondos de caja al banco) no constituyen cobros ni pagos, no alteran el flujo neto.

Ubicacion del efectivo segun NIC 1

Se presenta como la primera partida dentro del activo corriente en el Estado de Situación Financiera debido a su máxima liquidez.

Revelacion en notas sobre fondos restringidos (NIC 1)

Exige informar detalladamente los importes de efectivo no disponibles libremente para el uso de la entidad y los motivos de dicha restriccion.

Caja principal: Concepto y naturaleza

Cuenta de activo corriente con saldo deudor que custodia y registra las entradas y salidas de dinero en la sede matriz de la entidad.

Arqueo de caja: Definicion y proposito

Recuento físico del dinero en efectivo, cheques y comprobantes existentes para contrastarlo contra el saldo del libro mayor de Caja.

Asiento contable por faltante de caja

Débito a Faltante de caja (o cuenta por cobrar al cajero) y crédito a Caja principal por el importe que no aparece físicamente.

Fondo fijo de caja chica: Concepto

Monto asignado y predeterminado para cubrir desembolsos menores, urgentes y cotidianos de operación (como fletes o papelería).

Asiento de creacion del fondo fijo de caja chica

Débito a la cuenta Fondo fijo de caja chica y crédito a Caja o Bancos por el valor convenido.

Registro del pago de un gasto con caja chica

No se efectúa asiento individual en el libro mayor al momento de gastar; únicamente se conserva el justificante en el comprobante del fondo.

Asiento de reposicion del fondo fijo de caja chica

Débito a las cuentas de gasto correspondientes (con IVA aplicable) y crédito a Bancos o Caja por el importe total comprobado a reponer.

Asiento por incremento del fondo fijo

Débito a Fondo fijo de caja chica y crédito a Bancos únicamente por la diferencia del aumento aprobado.

Asiento por disminucion del fondo fijo

Débito a Bancos o Caja y crédito a Fondo fijo de caja chica por la porción del saldo que se retira.

Cuenta Bancos: Naturaleza de sus debitos

Se debita al realizar depósitos, percibir cobros canalizados por el banco o recibir notas de crédito bancarias (aumenta el activo).

Cuenta Bancos: Naturaleza de sus creditos

Se acredita por la emisión de cheques, transferencias emitidas, comisiones cobradas y notas de débito del banco (disminuye el activo).

Inversiones temporales: Concepto

Colocaciones transitorias de excedentes de efectivo en instrumentos financieros realizables en el corto plazo para generar rendimiento.

Condicion para clasificar inversion temporal como equivalente

Debe tener un vencimiento igual o menor a 90 días desde su adquisición y un riesgo irrelevante de variación en su importe negociable.

Presentacion de inversiones de corto plazo sin calificar como equivalente

Se exponen por separado en el activo corriente bajo el rubro de Inversiones financieras corrientes, no integradas al efectivo.

Conciliacion bancaria: Definicion

Proceso de confrontación entre el saldo del libro de bancos de la entidad y el estado de cuenta remitido por el banco para cotejar diferencias.

Objetivos primordiales de la conciliacion bancaria

Determinar el saldo de efectivo real para el balance, ubicar discrepancias temporales o errores y detectar posibles irregularidades.

Deposito en transito: Concepto

Remesa o depósito que la empresa asentó en sus libros pero que la entidad bancaria aún no acredita en el estado de cuenta oficial.

Cheque en circulacion o pendiente de cobro

Cheque emitido y acreditado en los libros de la empresa que todavía no ha sido presentado al cobro por el beneficiario en ventanilla bancaria.

Nota de debito bancaria

Documento con el que el banco reduce el saldo del cliente por comisiones de mantenimiento, chequeras, intereses o cargos de servicios.

Nota de credito bancaria

Comprobante por el cual el banco aumenta el saldo del cliente por transferencias recibidas, cobro de pagarés o intereses acreditados.

Partidas pendientes en el libro de la empresa

Operaciones ya asentadas por el banco pero ignoradas por la empresa hasta recibir el extracto (notas de débito, crédito o cargos directos).

Partidas pendientes en el banco

Transacciones que la empresa ya contabilizó en sus libros pero que el banco aún no procesa (depósitos en tránsito y cheques girados).

Metodo de saldos encontrados en conciliacion

Parte del saldo en libros y del saldo del banco por separado, sumando y restando partidas pendientes en cada uno hasta igualar el saldo real.

Formula de ajuste para el saldo de libros

Saldo en libros + Notas de crédito recibidas - Notas de débito aplicadas +/- Errores propios = Saldo bancario correcto.

Formula de ajuste para el saldo del banco

Saldo bancario + Depósitos en tránsito - Cheques en circulación +/- Errores bancarios = Saldo bancario correcto.

Regla de oro sobre ajustes de conciliacion

Solo se registran asientos en los libros de la empresa por aquellas partidas que el banco ya procesó pero la empresa aún no tenía anotadas.

¿Llevan ajuste los cheques en circulacion?

No. Ya fueron contabilizados previamente por la empresa al emitirlos; solo representan una demora del banco en compensarlos.

¿Llevan ajuste los depositos en transito?

No. La empresa ya debitó la cuenta Bancos al enviarlos; solo corresponde esperar que el banco los registre en su próximo extracto.

Asiento por comisiones bancarias detectadas

Débito a Gastos financieros (comisiones y cargos) y crédito a la cuenta Bancos por el valor deducido por la institución.

Asiento por cobro de cliente acreditado directamente en el banco

Débito a la cuenta Bancos y crédito a Cuentas por cobrar comerciales por el importe liquidado.

Asiento por cheque recibido de un cliente que resulta devuelto

Débito a Cuentas por cobrar comerciales (reactivando la deuda del cliente) y crédito a Bancos por el descuento del importe.

Valuacion del efectivo en moneda nacional

Se valúa en el estado de situación financiera estrictamente a su valor nominal.

Valuacion del efectivo en moneda extranjera al cierre

Se convierte a moneda de reporte empleando el tipo de cambio de cierre aplicable; la variación se imputa al resultado del ejercicio.

Regla de no compensacion y los sobregiros bancarios

Un sobregiro bancario no debe netearse restando saldo de otras cuentas bancarias positivas; se expone en el Pasivo Corriente.

Excepcion de sobregiro segun NIC 7

Si el sobregiro es reembolsable a la vista y forma parte integral de la gestión de tesorería, puede integrarse al flujo como partida negativa.

Reclasificacion de efectivo con restriccion mayor a un año

Deja de ser clasificado como activo corriente y debe trasladarse al activo no corriente, describiendo su finalidad en notas anexas.

Confirmacion bancaria (circularizacion)

Técnica de auditoría que solicita al banco certificar por escrito e independientemente los saldos y deudas vigentes de la empresa.

Error tipico: Registrar cada gasto en la cuenta Fondo fijo

El saldo de Fondo fijo permanece inalterado al incurrir en gastos; solo cambia al modificar formalmente la cuantía del fondo asignado.

Error tipico: Asentar en libros los errores cometidos por el banco

Los errores del banco no se registran en los libros de la empresa; se reclaman a la institución financiera para que ella los rectifique.

Condicion de una partida para ser flujo de efectivo

Debe consistir en una entrada o salida efectiva de fondos reales hacia o desde el exterior de la estructura de liquidez de la empresa.