Administração para IBFC (IBGE/ACA)

Cartões · 20

Funções Administrativas (PODC)

Conjunto composto por Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, fundamentais para a gestão dos recursos rumo aos objetivos organizacionais.

Eficiência versus Eficácia

Eficiência foca no uso correto e econômico dos meios e recursos. Eficácia diz respeito ao alcance efetivo dos objetivos e metas finais.

Teoria da Hierarquia das Necessidades (Maslow)

Pirâmide motivacional que vai das necessidades fisiológicas e de segurança até as sociais, de estima e de autorrealização no topo.

Teoria dos Dois Fatores de Herzberg

Divide a motivação em fatores higiênicos (extrínsecos, previnem a insatisfação) e motivacionais (intrínsecos, geram satisfação real).

Centralização versus Descentralização

Centralização concentra o poder decisório no topo da hierarquia; descentralização distribui a tomada de decisão pelos níveis táticos e operacionais.

Níveis de Planejamento

Estratégico (longo prazo, foco institucional amplo), Tático (médio prazo, departamental) e Operacional (curto prazo, tarefas e rotinas).

Princípio da Proveniência (Arquivologia)

Também chamado de respeito aos fundos, determina que os arquivos de uma fonte não devem ser misturados aos de outra entidade criadora.

Princípio da Organicidade

Reflete as atividades e a estrutura da entidade geradora, mostrando que os documentos de um arquivo mantêm relações orgânicas mútuas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade

Os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, acréscimos indevidos ou alienações não autorizadas.

Teoria das Três Idades (Ciclo Vital)

Fases pelas quais passam os documentos arquivísticos ao longo do tempo: arquivo corrente (1ª), intermediário (2ª) e permanente (3ª idade).

Arquivo Corrente (1ª Idade)

Documentos em tramitação ou frequentemente consultados pelo setor criador, mantidos próximos para fins de gestão cotidiana.

Arquivo Intermediário (2ª Idade)

Documentos que aguardam destinação final (eliminação ou recolhimento), com uso pouco frequente, mas guardados por razões legais e administrativas.

Arquivo Permanente (3ª Idade)

Documentos com valor histórico, probatório ou cultural que perderam o valor administrativo, sendo imprescritíveis e inalienáveis.

Tabela de Temporalidade

Instrumento arquivístico que define prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, determinando sua destinação final.

Método de Ordenação Geográfico

Método direto em que o elemento principal de classificação é o local ou procedência, agrupando por país, estado ou cidade.

Método de Ordenação Alfabético

Método direto que adota o nome como elemento principal, seguindo regras específicas de alfabetação e desconsiderando títulos na busca.

Método de Ordenação Ideográfico

Ordena os documentos por assunto, podendo ser numérico (como Decimal e Duplex) ou alfabético (como dicionário ou enciclopédico).

Eliminação de Documentos Públicos

Ato formal autorizado apenas com base na tabela de temporalidade e aprovação prévia de comissão de avaliação, lavrando-se termo e edital.

Graus de Sigilo (Lei de Acesso à Informação)

Classificação da informação pública restrita: Ultrassecreta (25 anos), Secreta (15 anos) e Reservada (5 anos).

Gestão de Documentos

Conjunto de procedimentos operacionais referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.