Gestão de Documentos: Leis e Normas ISO

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Lei nº 8.159/1991 - Art. 1º

Define o dever do Poder Público na gestão documental e na proteção especial a documentos de arquivo.

Lei nº 8.159/1991 - Art. 2º

Define arquivos como conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos ou privados decorrentes de suas funções.

Lei nº 8.159/1991 - Art. 3º

Define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.

Lei nº 8.159/1991 - Art. 8º

Estabelece a teoria das três idades para os documentos: correntes, intermediários e permanentes.

Lei nº 8.159/1991 - Art. 10

Determina que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Lei nº 8.159/1991 - Art. 18

Cria o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) como órgão central regulador das diretrizes arquivísticas nacionais.

Lei nº 8.159/1991 - Art. 25

Determina que a eliminação de documentos públicos deve seguir diretrizes específicas e autorização formal da autoridade competente.

Lei nº 12.527/2011 (LAI) - Art. 3º

Estabelece a publicidade como preceito geral e o sigilo como exceção no acesso a informações públicas.

Lei nº 12.527/2011 (LAI) - Art. 4º

Conceitua informação, documento, informação sigilosa, informação pessoal e integridade documental.

Lei nº 12.527/2011 (LAI) - Art. 6º

Obriga os órgãos públicos a garantir gestão transparente da informação, assegurando sua disponibilidade, autenticidade e integridade.

Lei nº 12.527/2011 (LAI) - Art. 11

Exige que o órgão conceda acesso imediato à informação disponível ou responda em prazo de até 20 dias, prorrogável por 10 dias.

Lei nº 12.527/2011 (LAI) - Art. 24

Classifica o sigilo em ultrassecreto (25 anos), secreto (15 anos) e reservado (5 anos).

Lei nº 12.527/2011 (LAI) - Art. 31

Protege as informações pessoais relativas à intimidade e vida privada pelo prazo máximo de 100 anos a partir de sua produção.

Lei nº 13.709/2018 (LGPD) - Art. 6º

Determina os princípios do tratamento de dados pessoais, como finalidade, adequação, necessidade e segurança.

Lei nº 13.709/2018 (LGPD) - Art. 7º

Lista as hipóteses legais para tratamento de dados pessoais, incluindo consentimento e cumprimento de obrigação legal.

Lei nº 13.709/2018 (LGPD) - Art. 16

Prevê a eliminação de dados após o término do tratamento, ressalvada a guarda para cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

Decreto nº 10.278/2020 - Art. 4º

Estabelece os requisitos de integridade, autenticidade e rastreabilidade para a digitalização de documentos públicos e privados.

Decreto nº 10.278/2020 - Art. 9º

Permite a destruição do documento original em papel após digitalização, exceto se for de valor histórico ou de guarda permanente.

Decreto nº 8.539/2015 - Art. 3º

Determina o uso obrigatório de meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito federal.

Decreto nº 4.073/2002 - Art. 2º

Regulamenta o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e a atuação do CONARQ.

ISO 15489-1 - Cláusula 4

Define os benefícios da gestão de documentos para conformidade, responsabilidade e continuidade dos negócios.

ISO 15489-1 - Cláusula 5.2.2

Determina a autenticidade como a garantia de que o documento é o que afirma ser e foi produzido por quem declarou.

ISO 15489-1 - Cláusula 5.2.3

Define confiabilidade como o documento cujo conteúdo pode ser aceito como uma representação completa e precisa da operação.

ISO 15489-1 - Cláusula 5.2.4

Define integridade como a condição do documento de estar completo e inalterado ao longo do tempo.

ISO 15489-1 - Cláusula 5.2.5

Define usabilidade como a capacidade do documento de ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.

ISO 15489-1 - Cláusula 7.2

Exige a formulação e aprovação formal de uma política de gestão de documentos alinhada aos objetivos organizacionais.

ISO 15489-1 - Cláusula 8.2

Define os instrumentos de controle arquivístico: planos de classificação, esquemas de metadados e tabelas de temporalidade.

ISO 15489-1 - Cláusula 9.2

Trata da captura de documentos, registrando metadados suficientes para fixar seu contexto e proveniência.

ISO 15489-1 - Cláusula 9.9

Determina que a destinação de documentos inclui eliminação segura ou transferência para guarda permanente.

ISO 30301 - Cláusula 4.1

Exige a compreensão do contexto organizacional e dos requisitos regulatórios para o sistema de gestão de documentos.

ISO 30301 - Cláusula 5.1

Determina a liderança e o comprometimento explícito da alta direção com a governança arquivística.

ISO 30301 - Cláusula 6.2

Estabelece os objetivos de gestão documental e o planejamento estruturado para alcançá-los.

ISO 30301 - Cláusula 8.1

Requer o planejamento e controle operacional dos processos de gestão de documentos.

ISO 30301 - Cláusula 9.2

Obriga a realização de auditorias internas periódicas no Sistema de Gestão para Documentos (MSR).

ISO 30301 - Cláusula 10.2

Exige a implementação de ações corretivas e a busca pela melhoria contínua do sistema documental.

ISO 23081-1 - Metadados para Documentos

Define o framework para criação, gestão e preservação de metadados associados a documentos de arquivo.

ISO 23081-1 - Metadados de Contexto

Identificam o autor, a organização, a transação comercial ou administrativa e o vínculo temporal do documento.

ISO 23081-1 - Metadados de Processo

Registram operações realizadas no documento, como movimentação, acesso, versão, alteração e destinação.

ISO 16175-1 - Princípios para SIGAD

Estabelece princípios e requisitos funcionais para softwares que gerenciam documentos arquivísticos digitais.

ISO 16175-2 - Requisitos de Software

Exige que o software arquivístico garanta a captura, integridade, controle de acesso e auditoria dos registros.

ISO/TR 18128 - Gestão de Riscos Documentais

Orienta a identificação, análise e mitigação de riscos relacionados à perda ou adulteração de documentos.

ISO 13008 - Conversão e Migração

Fornece diretrizes para conversão de formatos e migração de registros eletrônicos sem perda de integridade.

e-ARQ Brasil - Definição

Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos no setor público brasileiro.

e-ARQ Brasil - Requisito Obrigatório

Obriga a geração automática de metadados mínimos na captura de qualquer documento digital.

Princípio da Proveniência

Regra que determina que documentos de mesma origem não devem ser misturados com documentos de outros produtores.

Princípio da Organicidade

Expressa a relação intrínseca entre os documentos e a estrutura funcional do órgão que os produziu.

Princípio da Unicidade

Define que cada documento de arquivo é único dentro do contexto das relações e atividades que o geraram.

Princípio da Indivisibilidade

Estabelece que os fundos documentais devem ser mantidos sem mutilações, dispersões ou acréscimos indevidos.

Princípio da Cumulatividade

Conceito de que o arquivo é formado por acumulação natural e contínua decorrente das funções da instituição.

Documento Corrente

Documento em tramitação ou frequentemente consultado para fins administrativos imediatos.

Documento Intermediário

Documento pouco consultado que aguarda destinação final em depósito centralizado da instituição.

Documento Permanente

Documento de valor secundário (histórico, probatório ou informativo) que deve ser guardado definitivamente.

Tabela de Temporalidade

Instrumento arquivístico aprovado que fixa prazos de guarda e a destinação final de cada série de documentos.

Plano de Classificação

Estrutura hierárquica baseada nas funções e atividades que organiza os documentos produzidos pela entidade.

Valor Primário

Valor atribuído ao documento pela sua utilidade administrativa, legal, fiscal ou operacional imediata.

Valor Secundário

Valor histórico, cultural ou científico assumido pelo documento após o encerramento do seu valor primário.

Teoria das Três Idades

Ciclo vital documental dividido nas fases corrente, intermediária e permanente.

Edital de Ciência de Eliminação

Ato formal público que anuncia a intenção de descarte de documentos após cumprida a temporalidade.

Termo de Eliminação

Registro formal que comprova a efetiva destruição física ou digital autorizada de documentos.

Termo de Recolhimento

Documento que formaliza a transferência definitiva de arquivos para a custódia permanente.

Termo de Transferência

Ato de envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

Resolução CONARQ nº 40/2014

Define diretrizes para a eliminação segura de documentos nos órgãos integrantes do SINAR.

Resolução CONARQ nº 43/2015

Regulamenta as diretrizes para a gestão de documentos eletrônicos na administração pública.

Resolução CONARQ nº 31/2010

Adota as recomendações para a digitalização de documentos públicos e garantia de sua interoperabilidade.

Assinatura Digital ICP-Brasil

Garante validade jurídica, autenticidade, não repúdio e integridade a documentos eletrônicos.

Assinatura Eletrônica Avançada

Usa chave associada unicamente ao signatário e detecta qualquer modificação posterior no documento.

Assinatura Eletrônica Simples

Permite identificar o signatário por meio de dados básicos sem uso de criptografia assimétrica complexa.

Lei nº 14.063/2020 - Art. 3º

Classifica as assinaturas eletrônicas no setor público em simples, avançada e qualificada.

Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq)

Ambiente informatizado que garante a preservação e o acesso fidedigno aos documentos digitais a longo prazo.

Modelo OAIS (Open Archival Information System)

Norma ISO 14721 que define a arquitetura conceitual para preservação digital de longo prazo.

OAIS - Pacote SIP

Submission Information Package: pacote de informação entregue pelo produtor ao repositório digital.

OAIS - Pacote AIP

Archival Information Package: pacote de informação armazenado e preservado no repositório digital.

OAIS - Pacote DIP

Dissemination Information Package: pacote de informação entregue ao usuário em resposta a uma consulta.

Fundo Documental Fechado

Conjunto de documentos de uma entidade extinta que não recebe mais acréscimos documentais.

Fundo Documental Aberto

Conjunto de documentos de uma entidade em atividade que continua acumulando novos registros.

Dossiê

Unidade de arquivamento constituída pela reunião de documentos relacionados a um mesmo assunto ou pessoa.

Série Documental

Subdivisão do plano de classificação que reúne documentos do mesmo tipo produzidos pela mesma atividade.

Instrumento de Busca: Guia

Instrumento que apresenta uma visão geral e panorâmica de todos os fundos mantidos por um arquivo.

Instrumento de Busca: Inventário

Instrumento que descreve detalhadamente as séries de um fundo, sumária ou analiticamente.

Instrumento de Busca: Catálogo

Instrumento que descreve individualmente e com rigor minucioso cada unidade documental de um acervo.

ISAD(G) - Norma Geral de Descrição

Norma do CIA que padroniza a descrição multinível de documentos arquivísticos em âmbito mundial.

ISAD(G) - Nível 1: Fundo

Nível mais alto de descrição arquivística correspondente à totalidade dos documentos de um produtor.

ISAAR(CPF)

Norma internacional para registros de autoridade arquivística de entidades coletivas, pessoas e famílias.

NOBRADE - Norma Brasileira

Adaptação nacional da ISAD(G) para padronizar a descrição arquivística no Brasil.

Microfilmagem - Lei nº 5.433/1968

Autoriza o uso da microfilmagem de documentos públicos e privados com o mesmo valor probatório do original.

Cadeia de Custódia Documental

Processo de controle rastreável que comprova a guarda contínua e a preservação sem quebra de integridade.

Fixidez Documental

Propriedade que assegura que o conteúdo de um arquivo digital permaneceu inalterado ao longo do tempo.

Checksum (Hash)

Algoritmo matemático que gera uma assinatura criptográfica para verificar a integridade do arquivo binário.

PDF/A (ISO 19005)

Padronização de formato de arquivo eletrônico orientada especificamente para preservação digital de longo prazo.

Metadado de Preservação (PREMIS)

Padrão de metadados essencial para viabilizar as ações de preservação em repositórios digitais.

Descarte Documental Clandestino

Eliminação de documentos sem previsão em tabela de temporalidade, considerada crime contra o patrimônio público.

Documento Nato-digital

Documento criado originalmente em formato eletrônico desde a sua concepção.

Documento Digitalizado

Representação digital obtida pela conversão óptica de um documento originalmente analógico.

Auditoria de Gestão Documental

Exame sistemático e independente para avaliar se os procedimentos arquivísticos cumprem as normas fixadas.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

Grupo multidisciplinar responsável por elaborar tabelas de temporalidade e avaliar a destinação dos arquivos.

Classificação por Assunto

Método de organização intelectual de documentos segundo os tópicos abordados em seu teor.

Taxonomia Arquivística

Sistema de organização e categorização de conceitos e termos usados na classificação documental.

Preservação Preventiva

Conjunto de ações ambientais e de manuseio para retardar a degradação de suportes analógicos e digitais.

Controle de Acesso em Arquivo

Mecanismo que restringe a consulta de documentos confidenciais a pessoas devidamente autorizadas.

Princípio da Restauração Mínima

Diretriz de conservação que recomenda intervir apenas no estritamente necessário para salvar o suporte original.