Arquivologia para PRF (Cebraspe)

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Princípio da Proveniência vs Ordem Original

Pegadinha: Fundir fundos de origens distintas sob pretexto de assunto comum. Proveniência isola a origem criadora; ordem original preserva o arranjo interno da entidade.

Princípio da Organicidade

Pegadinha: Afirmar que organicidade se refere à composição material do papel. Na verdade, traduz a ligação estrutural e funcional entre documentos e a entidade geradora.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade

Pegadinha: Permitir fracionamento de fundos para facilitar consulta temática. O fundo arquivístico deve ser preservado integralmente, sem mutilações ou dispersões.

Princípio da Unicidade

Pegadinha: Alegar que cópias anulam a unicidade. Mesmo com múltiplas cópias formais, cada documento é único em seu contexto funcional e administrativo originário.

Princípio da Cumulatividade ou Naturalidade

Pegadinha: Dizer que arquivos são acumulados artificialmente por seleção bibliográfica. Arquivos formam-se por acréscimo natural e contínuo das atividades do órgão.

Arquivo vs Biblioteca: Origem do Acervo

Pegadinha: Dizer que ambos compram acervos deliberadamente. Arquivo acumula por função legal/administrativa; biblioteca adquire por compra, doação ou permuta deliberada.

Arquivo vs Biblioteca: Exemplares

Pegadinha: Tratar documentos de arquivo como múltiplos editados. Arquivos possuem vias únicas ou limitadas; bibliotecas trabalham com coleções e tiragens múltiplas.

Classificação: Quanto à Natureza dos Documentos

Pegadinha: Confundir ostensivo/sigiloso com especial/especializado. A divisão entre ostensivo e sigiloso refere-se ao grau de sigilo (Natureza do Assunto).

Documento Especial vs Especializado

Pegadinha: Trocar suporte diferenciado por matéria técnica. Especial requer tratamento físico/suporte especial (áudio, foto); especializado trata de campo específico.

Conceito de Tipo Documental

Pegadinha: Dizer que certidão é tipo documental isolado. Tipo documental exige espécie + função/atividade (ex: Certidão de Nascimento, Boletim de Ocorrência).

Conceito de Espécie Documental

Pegadinha: Confundir ata ou ofício com tipo. Espécie é apenas a configuração geométrica e estrutural formal (ata, ofício, relatório), sem indicar a atividade.

Conceito de Forma Documental

Pegadinha: Tratar rascunho como gênero. Forma indica o estágio de preparação e perfeição documental: minuta (rascunho), original ou cópia.

Conceito de Formato Documental

Pegadinha: Dizer que livro ou cartaz são tipos. Formato refere-se à conformação física do suporte (livro, caderno, folha, ficha, rolo).

Arquivo Corrente (1ª Idade)

Pegadinha: Afirmar que documentos correntes não podem ser consultados externamente. São documentos de uso frequente, vigentes e mantidos perto do criador.

Arquivo Intermediário (2ª Idade)

Pegadinha: Dizer que o arquivo intermediário elimina ou guarda direto para sempre. Ele aguarda destinação final (guarda permanente ou eliminação planejada).

Arquivo Permanente (3ª Idade)

Pegadinha: Dizer que documento permanente pode ser eliminado após digitalização. Jamais se elimina documento de valor histórico, científico ou probatório.

Transferência vs Recolhimento

Pegadinha: Inverter as idades. Transferência é envio do corrente para o intermediário; recolhimento é a entrada em caráter definitivo no arquivo permanente.

Valor Primário de um Documento

Pegadinha: Dizer que valor primário é histórico. Valor primário é administrativo, legal, fiscal ou operacional; interessa prioritariamente ao produtor.

Valor Secundário de um Documento

Pegadinha: Afirmar que nasce logo com a criação da peça. Valor secundário (histórico/cultural) consolida-se após o término da utilidade administrativa inicial.

Tabela de Temporalidade: Competência de Aprovação

Pegadinha: Dizer que qualquer arquivista pode queimar papéis sem comissão. Exige comissão permanente de avaliação e aprovação por autoridade competente.

Eliminação de Documentos Públicos

Pegadinha: Afirmar que eliminação pode ser feita sem edital prévio. A eliminação exige Edital de Ciência de Eliminação publicado em diário oficial.

Método de Arquivamento Alfabético: Nomes Próprios

Pegadinha: Arquivar Carlos Drummond de Andrade por Carlos. Arquiva-se pelo último sobrenome: Andrade, Carlos Drummond de (regra geral de alfabetação).

Alfabetação de Nomes Espanhóis

Pegadinha: Arquivar Gabriel García Márquez por Márquez. Nomes hispânicos arquivam-se pelo penúltimo sobrenome (sobrenome paterno): García Márquez, Gabriel.

Alfabetação de Títulos e Parentesco

Pegadinha: Tratar Junior, Neto ou Sobrinho como sobrenome isolado. Eles acompanham o sobrenome anterior: Silva Sobrinho, Pedro; Doutor vai para o final entre parênteses.

Método Geográfico: Regra de Estado e Cidade

Pegadinha: Inverter a hierarquia quando a busca for geográfica. Organiza-se por Estado, depois Cidade, depois Nome, exceto capitais que vão direto pelo nome da cidade.

Método Numérico Simples

Pegadinha: Dizer que é direto. O método numérico é sempre indireto, pois exige consulta prévia a um índice alfabético para localizar o número da pasta.

Método Numérico Dígito-Terminal

Pegadinha: Ler os dígitos da esquerda para a direita. Lê-se em pares da direita para a esquerda, ideal para grandes massas com rápida distribuição horizontal.

Método Variadex

Pegadinha: Dizer que cores indicam assuntos. O Variadex utiliza cores associadas à segunda letra do nome principal dentro de um sistema alfabético.

Método Ideográfico (por Assunto)

Pegadinha: Considerar o método duplex como alfabético simples. É numérico ideográfico, subdividindo classes e subclasses lógicas (ex: 1, 1.1, 1.1.1).

Gestão de Documentos: Fases Básicas

Pegadinha: Excluir a fase de produção da gestão arquivística. A Lei 8.159 prevê três fases completas: produção, utilização e destinação dos documentos.

Protocolo: Função de Autuação

Pegadinha: Dizer que qualquer correspondência vira processo. Autuação é o ato formal de abertura de processo administrativo numerado com capa regulamentar.

Protocolo: Correspondência Particular

Pegadinha: Dizer que o protocolo abre toda e qualquer correspondência física. Envelopes particulares com indicação nominal expressa não devem ser abertos.

Expedição de Documentos

Pegadinha: Confundir recebimento com expedição no fluxo postal. A expedição confere cópias, numera anexos, envelopa e despacha os atos para o exterior do órgão.

Desentranhamento vs Desapensamento

Pegadinha: Usar termos como sinônimos. Desentranhamento é a retirada definitiva de folhas de um processo; desapensamento desfaz a união provisória entre processos.

Juntada por Anexação vs Apensação

Pegadinha: Anexação é união definitiva de processos dependentes; apensação é união temporária com tramitação conjunta de processos autônomos.

Conservação Preventiva: Umidade e Temperatura

Pegadinha: Achar que quanto mais frio e seco, melhor. O choque térmico e o ar excessivamente seco ressecam fibras; padrões ideais oscilam entre 18-22°C e 45-55% UR.

Restauração vs Conservação

Pegadinha: Tratar limpeza como restauração. Conservação previne degradação futura; restauração recupera a integridade física já comprometida com técnicas invasivas.

Desinfestação de Acervos

Pegadinha: Indicar uso de inseticidas líquidos diretamente nas páginas. Usa-se fumigação ou anóxia em câmara hermética para combater insetos sem manchar o papel.

Microfilmagem: Validade Jurídica

Pegadinha: Afirmar que o microfilme não tem valor legal idêntico ao original. Desde que cumpra a Lei 5.433/68, o microfilme produz os mesmos efeitos do original.

Digitalização vs Eliminação do Original

Pegadinha: Dizer que a digitalização simples autoriza queima imediata do original público. Exige-se processo seguro, valor permanente jamais é destruído.

Graus de Sigilo (Lei 12.527 - LAI)

Pegadinha: Trocar os prazos de sigilo. Ultrassecreto: 25 anos; Secreto: 15 anos; Reservado: 5 anos. Cebraspe adora inverter prazos e categorias.

Informação Pessoal e Intimidade (LAI)

Pegadinha: Dizer que dado pessoal prescreve em 25 anos como ultrassecreto. Dados de intimidade, vida privada e honra têm acesso restrito pelo prazo de até 100 anos.

Arquivo Setorial vs Arquivo Geral/Central

Pegadinha: Colocar arquivo setorial na fase permanente. Arquivos setoriais atendem a unidades de trabalho imediatas (corrente); arquivos centrais consolidam.

Teoria das Três Idades e Ciclo Vital

Pegadinha: Dizer que um documento pode retornar do arquivo permanente para o corrente. O fluxo arquivístico é unidirecional; permanente não volta à vigência.

Conceito de Fundo Aberto vs Fechado

Pegadinha: Chamar de fechado o arquivo sigiloso. Aberto é o fundo de entidade ainda ativa que acumula documentos; fechado pertence a órgão extinto.

Operações de Arranjo Arquivístico

Pegadinha: Confundir arranjo com mera faxina física de estantes. Arranjo é a ordenação intelectual e física dos documentos do arquivo permanente segundo sua estrutura.

Instrumentos de Pesquisa: Guia

Pegadinha: Afirmar que o Guia descreve documentos item a item. O Guia oferece visão panorâmica e global de todos os fundos mantidos pelo arquivo permanente.

Instrumentos de Pesquisa: Inventário

Pegadinha: Trocar Inventário por Guia. O Inventário descreve as séries de um fundo de forma sumária ou detalhada (analítica), situando-se entre o Guia e o Catálogo.

Instrumentos de Pesquisa: Catálogo

Pegadinha: Dizer que o catálogo é amplo e genérico. O Catálogo descreve documentos individualizados, peça por peça, com nível máximo de minúcia.

Terminologia: Descarte vs Eliminação

Pegadinha: Dizer que descarte ocorre sem fundamentação. Na terminologia arquivística, descarte/eliminação requer autorização estrita da comissão de avaliação.