Fundamentos de Arquivologia

Cartões · 52

Princípio da Proveniência

Princípio básico segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou pessoa não devem ser misturados com os de outras fontes.

Princípio do Respeito aos Fundos

Outra denominação do princípio da proveniência, que visa manter a individualidade do conjunto documental produzido por uma entidade.

Princípio da Ordem Original

Regra que determina que o arquivo deve conservar o arranjo e a organização interna estabelecidos pela entidade produtora.

Princípio da Organicidade

Qualidade segundo a qual a estrutura e as funções do órgão produtor refletem-se nas relações entre os documentos de seu arquivo.

Princípio da Unicidade

Conceito de que cada documento arquivístico é único em seu contexto de produção, independentemente do número de cópias existentes.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade

Determina que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação ou acréscimos indevidos.

Princípio da Cumulatividade (ou Naturalidade)

Ideia de que o arquivo é uma formação progressiva, contínua e natural, decorrente das atividades práticas de uma entidade.

Princípio da Pertinência

Critério antigo e superado que reclassificava documentos por assunto, desrespeitando o contexto de produção original.

Princípio da Inalienabilidade

Garante que os arquivos públicos não podem ser transferidos para o domínio privado nem comercializados.

Princípio da Imprescritibilidade

Assegura que o direito da administração pública sobre seus documentos e acervos não se extingue com o passar do tempo.

Arquivo Corrente (1ª Idade)

Conjunto de documentos em tramitação ou frequentemente consultados para atender a fins administrativos imediatos.

Arquivo Intermediário (2ª Idade)

Documentos que não têm uso frequente, mas aguardam prazos prescricionais ou precaucionais antes de seu destino final.

Arquivo Permanente (3ª Idade)

Documentos dotados de valor histórico, probatório ou cultural, que devem ser conservados definitivamente.

Teoria das Três Idades

Modelo que classifica o ciclo vital dos documentos arquivísticos em fases corrente, intermediária e permanente.

Valor Primário

Valor que o documento possui no momento de sua criação, relacionado a fins administrativos, legais, fiscais ou operacionais.

Valor Secundário

Valor atribuído ao documento após esgotar suas finalidades imediatas, baseado em sua utilidade para pesquisa e história.

Tabela de Temporalidade

Instrumento que define prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final dos documentos.

Destinação Final

Decisão do processo de avaliação documental que encaminha o documento para eliminação ou guarda permanente.

Avaliação Documental

Processo de análise e identificação dos valores dos documentos para estabelecer prazos de guarda e destinação final.

Eliminação de Documentos

Destruição autorizada de documentos que perderam valor primário e não possuem valor histórico ou probatório.

Termo de Eliminação

Instrumento legal e administrativo que formaliza e registra os dados da destruição autorizada de documentos.

Fundo de Arquivo

Conjunto total de documentos acumulados por uma mesma entidade física ou jurídica no exercício de suas atividades.

Fundo Aberto

Fundo pertencente a uma entidade produtora que continua ativa, podendo receber novos documentos.

Fundo Fechado

Fundo pertencente a uma entidade cujas atividades foram encerradas, não recebendo novos acréscimos.

Quadro de Arranjo

Estrutura lógica que representa a organização dos fundos de um arquivo permanente, baseada nas funções da entidade.

Plano de Classificação

Esquema hierárquico usado para ordenar e distribuir documentos na fase corrente segundo funções e atividades.

Arranjo

Operação intelectual e física de organizar documentos em classes ou séries no arquivo permanente.

Descrição Arquivística

Elaboração de representações precisas do acervo e de suas partes para facilitar o controle e o acesso.

Guia de Arquivo

Instrumento de pesquisa que oferece visão panorâmica de todos os fundos e coleções custodiados por um arquivo.

Inventário

Instrumento de pesquisa que descreve as séries documentais de um fundo específico, de forma sumária ou analítica.

Catálogo

Instrumento de pesquisa que descreve documentos individualmente, de acordo com critérios temáticos ou cronológicos.

Índice

Lista alfabética ou sistemática de termos que remete à localização exata de informações nos documentos ou instrumentos.

Classificação Arquivística

Análise e identificação do conteúdo dos documentos com vistas a agrupá-los conforme o plano de classificação.

Protocolo

Setor responsável pelas rotinas de recebimento, registro, autuação, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Tramitação

Curso ou movimento formal do documento de um órgão para outro até a conclusão de sua finalidade.

Autuação

Ato de abertura formal de um processo mediante aposição de capa, numeração e registro da peça inicial.

Desentranhamento

Retirada definitiva de folhas ou documentos anexados a um processo mediante despacho formal.

Desapensação

Separação física de processos que estavam temporariamente anexados para tramitação conjunta.

Juntada por Anexação

União definitiva de dois ou mais processos que tratam do mesmo assunto, prevalecendo o mais antigo.

Juntada por Apensação

União provisória de processos conexos para exame conjunto, mantendo cada um sua autonomia.

Documento Arquivístico

Informação registrada em qualquer suporte, produzida ou recebida por entidade no exercício de suas atividades.

Gênero Documental

Classificação do documento segundo a forma de representação dos dados, como textual, cartográfico ou iconográfico.

Espécie Documental

Configuração que o documento assume a partir de sua disposição estrutural, como ofício, memorando ou certidão.

Tipo Documental

Divisão da espécie documental vinculada a uma função ou atividade concreta, como termo de posse ou alvará de soltura.

Suporte Documental

Material físico ou digital no qual as informações e os dados são registrados, como papel, filme ou fita magnética.

Formato Documental

Configuração física externa de um suporte, como folha avulsa, caderno, livro, rolo de filme ou disco óptico.

Forma Documental

Estágio de preparação ou acabamento de um documento, como minuta, cópia simples ou original assinado.

Preservação Documental

Conjunto de medidas globais preventivas destinadas a salvaguardar a integridade física e lógica dos documentos.

Conservação Preventiva

Controle de agentes ambientais, manuseio e acondicionamento para retardar a deterioração dos suportes.

Restauração Arquivística

Intervenção direta especializada com o objetivo de recuperar a integridade de um documento danificado.

NOBRADE

Norma Brasileira de Descrição Arquivística, baseada na norma internacional ISAD(G) para padronizar a descrição.

ISAD(G)

Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística que estabelece diretrizes para descrições em múltiplos níveis.