Gestão de Documentos (IBGP)

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Gestão de documentos (conceito legal)

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária (art. 3º da Lei 8.159/1991).

Lei nº 8.159/1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e regulamenta a gestão documental no Brasil.

CONARQ

Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado responsável por definir a política nacional de arquivos públicos e privados no Brasil.

Teoria das Três Idades

Ciclo vital que divide os documentos em fase corrente (1ª idade), intermediária (2ª idade) e permanente (3ª idade).

Arquivo Corrente (1ª Idade)

Conjunto de documentos em curso ou frequentemente consultados pelo órgão produtor, guardados próximos aos setores de trabalho.

Arquivo Intermediário (2ª Idade)

Documentos que não são de uso frequente, mas aguardam prazos prescricionais ou precaucionais em depósitos centrais.

Arquivo Permanente (3ª Idade)

Documentos de valor histórico, probatório ou informativo que devem ser preservados definitivamente, sendo inalienáveis e imprescritíveis.

Princípio da Proveniência (Respeito aos Fundos)

Estabelece que arquivos de uma mesma fonte ou entidade não devem ser misturados aos de outras entidades produtoras.

Princípio da Organicidade

Reflete a estrutura, funções e atividades da instituição produtora em suas relações internas e externas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação ou acréscimo indevido.

Princípio da Unicidade

Cada documento arquivístico é único em seu contexto de produção, mesmo existindo cópias idênticas.

Princípio da Cumulatividade (Naturalidade)

O arquivo é uma formação progressiva, contínua e natural das atividades da instituição, e não fruto de coleção.

Diferença entre arquivo e biblioteca

O arquivo acumula documentos de forma orgânica e única; a biblioteca coleciona múltiplos exemplares produzidos para divulgação.

Fases da gestão: Produção

Elaboração de documentos estritamente necessários, controle de formulários e adoção de modelos padronizados.

Fases da gestão: Utilização e Tramitação

Controle de fluxo, protocolo, expedição, consulta, empréstimo e recuperação das informações para apoio decisório.

Fases da gestão: Destinação

Análise e avaliação para decidir pela eliminação criteriosa ou pelo recolhimento à guarda permanente.

Valor Primário

Atribuído ao documento em função de sua utilidade administrativa, legal, fiscal ou jurídica para o órgão gerador.

Valor Secundário

Atribuído ao documento com finalidade histórica, científica, probatória ou de pesquisa geral após o fim do valor primário.

Tabela de Temporalidade

Instrumento arquivístico resultante da avaliação que define prazos de guarda e a destinação final dos documentos.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

Grupo interdisciplinar responsável por elaborar a tabela de temporalidade e orientar a eliminação ou recolhimento.

Listagem de Eliminação

Documento que relaciona e descreve oficialmente os arquivos autorizados pela autoridade competente para descarte.

Edital de Ciência de Eliminação

Publicação obrigatória em diário oficial que torna pública a futura destruição de documentos para eventuais contestações.

Termo de Eliminação

Documento lavrado após a efetiva destruição física dos autos descartados, formalizando o encerramento do processo.

Transferência

Passagem obrigatória de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Recolhimento

Envio definitivo de documentos com valor secundário do arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente.

Descarte / Eliminação não autorizada

Constitui crime contra o patrimônio público destruir documento de guarda obrigatória ou valor permanente (art. 25, Lei 8.159/91).

Protocolo: Função de Recebimento

Ato de recepcionar documentos, verificar procedência, conferir integridade física e anexos correspondentes.

Protocolo: Função de Registro

Anotação sistemática de dados identificadores do documento em sistema próprio para controle institucional.

Protocolo: Função de Autuação

Transformação de documento avulso em processo formal com capa, numeração sequencial e folhas rubricadas.

Protocolo: Função de Expedição

Remessa e envio de documentos a destinatários externos ou a unidades desvinculadas da instituição.

Classificação funcional

Método de organização baseado estritamente nas funções, atividades e tarefas desempenhadas pela entidade.

Plano de Classificação de Documentos (PCD)

Estrutura hierárquica por código numérico ou alfanumérico que agrupa documentos segundo as funções do órgão.

Classificação por Assunto (Método Decimal)

Distribuição em classes numéricas de 0 a 9 divididas em subclasses de acordo com temas pré-estabelecidos.

Método Alfabético (Regras de Alfabetação)

Ordenação pelo último sobrenome familiar seguido dos prenomes; preposições e artigos entre nomes são desconsiderados.

Regra de Alfabetação: Sobrenomes com prefixo

Prefixos como 'Mc', 'Mac' ou 'O'' não se separam do sobrenome principal na ordenação (ex: McDonald, John).

Regra de Alfabetação: Parentesco

Sobrenomes indicativos de parentesco (Filho, Neto, Júnior) acompanham o sobrenome anterior (ex: Souza Filho, Carlos).

Método Geográfico

Organização pela procedência física: Estado ou País primeiro, seguido da Cidade e depois da Pessoa ou Empresa.

Método Numérico Simples

Atribuição consecutiva de números aos documentos por ordem estrita de chegada, exigindo índice alfabético auxiliar.

Método Numérico Dígito-Terminal

Ordenação por pares numéricos lidos da direita para a esquerda, ideal para grandes volumes documentais.

Documento Ostensivo

Aquele cujo acesso e consulta são inteiramente públicos e livres para todos os cidadãos.

Graus de Sigilo (Lei 12.527/2011 - LAI)

Classificação de restrição pública: Reservado (5 anos), Secreto (15 anos) e Ultrassecreto (25 anos).

Arquivo Especial

Acervo que demanda condições especiais de conservação e manuseio devido ao suporte físico (fotos, microfilmes, mídias).

Arquivo Especializado

Acervo focado exclusivamente em um ramo específico do saber ou ciência (médico, de engenharia, jurídico).

Conservação Preventiva

Ações ambientais indiretas como controle de umidade relativa (45-55%), temperatura (18-22°C) e bloqueio de luz UV.

Restauração documental

Intervenção direta e química no documento danificado visando restabelecer sua integridade física sem alterar o conteúdo.

Digitalização (Lei 13.874/2019 e Dec. 10.278/2020)

Permite descarte do documento físico após digitalização com ICP-Brasil, exceto para documentos de valor histórico.

SIGAD

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, com requisitos validados segundo as diretrizes do CONARQ (e-ARQ Brasil).

Instrumentos de Gestão de Documentos

Compostos prioritariamente pelo Plano de Classificação de Documentos (PCD) e pela Tabela de Temporalidade (TTD).

Guia de Arquivo

Instrumento de pesquisa amplo que fornece visão panorâmica de todos os fundos mantidos em um arquivo permanente.

Inventário de Arquivo

Instrumento descritivo detalhado que lista ordenadamente as unidades de custódia pertencentes a um fundo específico.