Noções de Administração - IBFC / IBGE

Cartões · 53

Funções da Administração (PODC)

Planejamento, Organização, Direção e Controle representam o ciclo básico e integrado do processo administrativo.

Planejamento Estratégico

Focado no longo prazo, abrange a organização como um todo, formulando missão, visão, valores e macro-objetivos.

Planejamento Tático

Focado no médio prazo, traduz as diretrizes estratégicas para o nível departamental ou de unidades específicas.

Planejamento Operacional

Focado no curto prazo, detalha tarefas, rotinas, cronogramas e procedimentos diários de execução imediata.

Eficiência

Relação entre recursos utilizados e resultados obtidos; ênfase em fazer as coisas do modo correto e sem desperdício.

Eficácia

Capacidade de atingir os objetivos e metas planejados; ênfase nos resultados finais alcançados.

Efetividade

Impacto real e duradouro gerado no público-alvo ou ambiente pelas ações realizadas; soma de eficiência e eficácia.

Estrutura Linear

Forma organizacional com autoridade única e direta, linhas formais e rígidas de comunicação e princípio da unidade de comando.

Estrutura Funcional

Aplica o princípio da especialização das funções; cada subordinado reporta-se a múltiplos superiores em suas áreas.

Estrutura Linha-Staff

Combina a autoridade de comando linear com órgãos de assessoria técnica e consultoria especializada sem poder decisório.

Centralização Administrativa

Concentração da tomada de decisões no topo da hierarquia organizacional, reduzindo a autonomia dos subordinados.

Descentralização Administrativa

Distribuição do poder decisório para níveis hierárquicos inferiores ou outras entidades delegadas.

Amplitude de Controle

Número de colaboradores ou subordinados que um gestor consegue supervisionar direta e eficazmente.

Liderança Autocrática

Estilo centrado no líder, que centraliza decisões, dita ordens sem consultar a equipe e atua de forma controladora.

Liderança Democrática

Estilo participativo em que o gestor estimula o debate, orienta o grupo e divide as decisões com a equipe.

Liderança Liberal (Laissez-Faire)

Estilo de liderança com total liberdade concedida aos membros da equipe para tomada de decisões e divisão de tarefas.

Teoria da Hierarquia das Necessidades de Maslow

Estrutura piramidal que vai de necessidades fisiológicas e de segurança a sociais, de estima e de autorrealização.

Teoria dos Dois Fatores de Herzberg

Divide o ambiente em fatores higiênicos (evitam insatisfação, extrínsecos) e motivacionais (geram motivação, intrínsecos).

Ciclo PDCA

Ferramenta de melhoria contínua composta pelas etapas Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir).

Matriz SWOT / FOFA

Análise diagnóstica que cruza ambiente interno (Forças e Fraquezas) com ambiente externo (Oportunidades e Ameaças).

Comunicação Descendente

Fluxo comunicativo que parte dos níveis hierárquicos superiores em direção aos escalões inferiores.

Comunicação Ascendente

Fluxo comunicativo que vai da base operacional para os níveis de chefia e liderança superior.

Ruído na Comunicação

Qualquer perturbação ou obstáculo que distorce ou impede a perfeita compreensão da mensagem pelo receptor.

Conceito de Arquivo

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por entidade pública ou privada no exercício de suas atividades específicas.

Princípio da Proveniência (ou Respeito aos Fundos)

Regra fundamental que veda a mistura de documentos provenientes de fundos de origens administrativas diferentes.

Princípio da Organicidade

Relação natural e estrutural existente entre os documentos e as funções e atividades da entidade geradora.

Princípio da Unicidade

Cada documento de arquivo é único dentro do contexto funcional de sua produção, independente de cópias existentes.

Princípio da Indivisibilidade (ou Integridade)

Determina que os fundos de arquivo devem ser preservados em sua totalidade original, sem dispersão ou acréscimos indevidos.

Princípio da Cumulatividade (ou Naturalidade)

O arquivo é uma formação progressiva, contínua e natural das atividades da instituição, sem caráter colecionista.

Teoria das Três Idades (ou Ciclo Vital)

Classifica os documentos em três fases sucessivas: arquivo corrente (1ª idade), intermediário (2ª idade) e permanente (3ª idade).

Arquivo Corrente (1ª Idade)

Documentos em tramitação frequente, de uso frequente e valor primário, guardados próximos aos órgãos produtores.

Arquivo Intermediário (2ª Idade)

Documentos com uso pouco frequente que aguardam prazos prescricionais ou precaucionais em depósitos centrais temporários.

Arquivo Permanente (3ª Idade)

Documentos de valor histórico, probatório ou informativo que devem ser preservados definitivamente e jamais eliminados.

Valor Primário do Documento

Finalidade administrativa, jurídica, legal ou fiscal imediata que justificou a criação original do documento.

Valor Secundário do Documento

Utilidade histórica, cultural, científica ou informativa do documento após cessado o seu valor primário de gestão.

Tabela de Temporalidade Documental (TTD)

Instrumento que define prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e determina sua destinação final.

Destinação Final

Decisão técnica baseada na Tabela de Temporalidade que define a eliminação controlada ou o recolhimento ao arquivo permanente.

Transferência de Documentos

Passagem de documentos da fase corrente para a fase intermediária para aguardar prazos de expiração legal.

Recolhimento de Documentos

Entrada oficial de documentos com valor secundário definitivo nos arquivos permanentes de custódia.

Eliminação de Documentos Públicos

Descarte seguro e formal autorizado por comissão de avaliação, documentado por Termo e Edital de Eliminação.

Classificação por Gênero Documental

Divisão segundo o suporte ou formato de registro, tais como textuais, iconográficos, cartográficos, sonoros e audiovisuais.

Classificação por Espécie Documental

Designação da configuração formal de um documento de acordo com a finalidade, ex.: ata, relatório, ofício, certidão.

Classificação por Tipologia Documental

Junção da espécie documental com a atividade ou função específica que a gerou, por exemplo: certidão de nascimento.

Método Alfabético de Arquivamento

Sistema direto de busca em que os documentos são dispostos rigorosamente segundo a ordem alfabética de nomes.

Regra Alfanumérica de Arquivamento de Nomes Próprios

Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome em primeiro lugar, seguido dos prenomes.

Método Geográfico de Arquivamento

Método direto de organização ordenado por localidade, estado, país ou cidade, agrupando as informações espacialmente.

Método Numérico Simples

Método indireto em que os documentos recebem numeração sequencial de entrada, exigindo índice alfabético auxiliar.

Método Numérico Dígito-Terminal

Distribuição numérica subdividida em pares de dígitos, lida da direita para a esquerda, ideal para grandes volumes.

Preservação de Documentos

Conjunto de medidas preventivas ambientais e de manuseio para desacelerar a degradação e proteger o acervo.

Restauração de Documentos

Intervenções físicas e químicas aplicadas a documentos danificados visando restabelecer sua integridade material.

Higienização Documental

Procedimento técnico de limpeza mecânica para remoção de poeira e sujidades com trinchas, pincéis macios ou pó de borracha.

Microfilmagem

Processo de reprodução fotográfica analógica em microforma dotado de validade legal expressa e poder de guarda probatória.

Digitalização Arquivística

Conversão de um documento em suporte físico para formato digital através de equipamento óptico de captura eletrônica.