Noções de Arquivologia

Cartões · 52

Arquivo

Conjunto de documentos acumulados organicamente por pessoa física ou jurídica no exercício de suas atividades.

Documento de arquivo

Informação registrada em suporte físico ou digital, produzida ou recebida por entidade no cumprimento de suas funções.

Princípio da Proveniência (Respeito aos Fundos)

Regra fundamental que dita que arquivos de mesma origem não devem ser misturados com os de outras procedências.

Princípio da Organicidade

Relação natural que reflete a estrutura e as funções da entidade produtora no conjunto dos documentos.

Princípio da Unicidade

Cada documento de arquivo possui caráter único e irrepetível dentro do contexto documental que integra.

Princípio da Indivisibilidade (Integridade)

Garante que o fundo arquivístico seja preservado sem dispersão, mutilação ou acréscimos indevidos.

Princípio da Cumulatividade (Naturalidade)

Formação progressiva, contínua e natural do arquivo decorrente das atividades do produtor.

Teoria das Três Idades (Ciclo Vital)

Conceito que divide a vida do documento em três fases: corrente, intermediária e permanente.

Arquivo Corrente (1ª Idade)

Documentos em tramitação ou frequentemente consultados pelo órgão produtor para fins operacionais imediatos.

Arquivo Intermediário (2ª Idade)

Documentos com uso pouco frequente que aguardam destinação final em depósitos temporários de guarda.

Arquivo Permanente (3ª Idade)

Documentos de guarda definitiva devido ao seu valor histórico, probatório, científico ou cultural.

Valor Primário

Valor atribuído ao documento em razão de suas finalidades administrativas, fiscais ou legais imediatas.

Valor Secundário

Valor de testemunho, histórico ou de pesquisa que o documento adquire após esgotada a utilidade primária.

Tabela de Temporalidade

Instrumento que define prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final dos documentos.

Destinação de documentos

Processo decisório que determina a eliminação dos documentos ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Eliminação documental

Destruição autorizada de documentos que perderam o valor administrativo e não possuem valor histórico.

Recolhimento

Transferência definitiva de documentos com valor permanente para a instituição ou setor arquivístico.

Transferência

Passagem temporária de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Suporte documental

Material físico ou meio no qual as informações são registradas, como papel, fita magnética ou disco óptico.

Gênero documental

Classificação baseada no modo de representação e suporte: textual, cartográfico, iconográfico, sonoro, etc.

Espécie documental

Configuração que o documento assume conforme sua estrutura formal, como certidão, ata, ofício ou contrato.

Tipo documental

Divisão da espécie documental vinculada à função específica que a gerou, por exemplo: ata de posse.

Forma do documento

Estágio de preparação do documento: minuta, rascunho, original ou cópia.

Formato do documento

Aspecto físico e dimensional do suporte, como folha, rolo, caderno, planta ou livro.

Fundo de arquivo

Conjunto de documentos provenientes de uma mesma entidade, pessoa ou família produtora.

Fundo aberto

Acervo documental pertencente a uma entidade ainda em atividade, suscetível a novos acréscimos.

Fundo fechado

Acervo de entidade produtora extinta, ao qual não podem ser acrescentados novos documentos.

Protocolo

Setor responsável pelo recebimento, registro, classificação, distribuição e tramitação de documentos correntes.

Tramitação

Curso do documento através dos órgãos competentes para o cumprimento de suas finalidades administrativas.

Autuação

Ato de formalizar um conjunto de documentos no protocolo, transformando-o em processo administrativo.

Desentranhamento

Retirada definitiva de uma ou mais peças de um processo com a devida justificativa e certidão nos autos.

Desapensação

Separação física de dois ou mais processos que haviam sido temporariamente unidos para análise conjunta.

Apensamento

Juntada temporária de processos conexos para estudo comum, mantendo cada um sua autonomia e capa.

Anexação

Juntada definitiva de um processo a outro principal, cessando a tramitação do processo secundário.

Gestão de Documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas que asseguram eficiência na produção, uso e destinação de arquivos.

Método Alfabético

Sistema direto de arquivamento no qual a busca é feita pelo nome do interessado ou assunto alfabeticamente.

Método Geográfico

Sistema direto em que os documentos são organizados por localidade geográfica: estado, cidade ou país.

Método Numérico Simples

Sistema indireto que atribui um número sequencial a cada documento ou pasta arquivada.

Método Numérico Cronológico

Sistema no qual os documentos são ordenados com base na data do evento ou da produção do registro.

Método Dígito-Terminal

Sistema numérico indireto que distribui pastas em blocos ordenados pelos últimos dígitos do número.

Método Ideográfico (por Assunto)

Sistema de organização que agrupa os documentos pelo conteúdo temático ou ramo de atividade.

Plano de Classificação

Esquema hierárquico que organiza as funções e atividades do órgão para enquadrar os tipos documentais.

Arranjo arquivístico

Processo de organização de documentos de guarda permanente em fundos e séries segundo uma estrutura lógica.

Descrição arquivística

Elaboração de instrumentos que identificam, explicam e contextualizam o acervo para facilitar o acesso.

Guia de arquivo

Instrumento de pesquisa que oferece visão panorâmica de todos os fundos de uma instituição arquivística.

Inventário arquivístico

Instrumento que descreve detalhadamente as unidades de custódia de um fundo específico ou de suas séries.

Catálogo

Instrumento de pesquisa que descreve documentos individualmente, de forma detalhada e minuciosa.

Conservação preventiva

Conjunto de medidas para proteger o acervo contra agentes biológicos, químicos e físicos de deterioração.

Restauração documental

Intervenção técnica direta que visa restabelecer a integridade física e estética de documento danificado.

Digitalização

Processo de conversão de documentos em suporte analógico para formato digital codificado por computador.

Microfilmagem

Processo fotográfico de reprodução de documentos em película, com validade legal reconhecida no Brasil.

Preservação digital

Estratégias e ações para garantir o acesso a longo prazo de informações contidas em suportes digitais.