Arquivologia: Teoria das Três Idades 2

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Qual a característica principal dos documentos no Arquivo Intermediário (2ª Idade)?

Uso pouco frequente (baixa consulta); aguardam prazos de prescrição legal ou precaução antes do descarte ou recolhimento.

Documento no Arquivo Permanente (3ª Idade) pode ser eliminado?

Jamais. Possuem valor histórico, probatório ou informativo secundário e são imprescritíveis e inalienáveis.

O que caracteriza o Arquivo Corrente (1ª Idade)?

Documentos em tramitação ou frequentemente consultados para cumprimento das finalidades administrativas imediatas.

Qual é a Teoria das Três Idades (Ciclo Vital dos Documentos)?

Classificação dos arquivos em Corrente (1ª idade), Intermediário (2ª idade) e Permanente (3ª idade), conforme frequência de uso e valor.

O que é valor primário de um documento?

Valor atribuído em razão do cumprimento de objetivos imediatos de natureza administrativa, jurídica, legal ou fiscal.

O que é valor secundário de um documento?

Valor atribuído a documentos após o esgotamento da utilidade administrativa, servindo à pesquisa histórica e científica.

O que é transferência na terminologia arquivística?

Passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário.

O que é recolhimento na terminologia arquivística?

Passagem definitiva de documentos do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente.

Qual a finalidade da Tabela de Temporalidade Documental (TTD)?

Instrumento que define os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e determina a destinação final (eliminação ou guarda permanente).

O que é o Princípio da Proveniência (ou Princípio de Respeito aos Fundos)?

Os documentos originados de uma entidade produtora não devem ser misturados aos de outras entidades.

O que é o Princípio da Organicidade?

Relação natural entre os documentos e a estrutura ou funções da instituição que os acumulou.

O que estabelece o Princípio da Unicidade?

Cada documento arquivístico é único em seu contexto de criação, independentemente de haver cópias.

O que preceitua o Princípio da Indivisibilidade (ou Integridade)?

Os fundos arquivísticos devem ser preservados sem mutilação, dispersão, destruição não autorizada ou acréscimo indevido.

O que é o Princípio da Cumulatividade (ou Naturalidade)?

Arquivos resultam de um processo contínuo e orgânico de acumulação ao longo das atividades da entidade.

Qual a diferença entre Arquivo e Biblioteca quanto à origem?

Arquivos são acumulados naturalmente por uma instituição; bibliotecas são colecionadas artificialmente por compra, doação ou permuta.

Qual a diferença entre documentos de arquivo e de biblioteca quanto à finalidade inicial?

Arquivos servem à administração e à prova jurídica; bibliotecas servem à cultura, instrução e recreação.

O que é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)?

Grupo responsável por avaliar, orientar e elaborar a Tabela de Temporalidade Documental na organização.

Como deve ser formalizada a eliminação de documentos públicos?

Mediante Edital de Ciência de Eliminação publicado em diário oficial e formalização do Termo de Eliminação.

Qual a distinção entre suporte e documento?

Suporte é o material físico ou digital que armazena a informação (papel, HD); documento é a informação registrada no suporte.

O que define a espécie documental?

Configuração que o documento assume de acordo com a disposição da informação (ex.: certidão, ata, memorando, ofício).

O que define o tipo documental?

Configuração da espécie documental combinada com a atividade que a gerou (ex.: ata de posse, certidão de nascimento).

O que é gênero documental?

Classificação baseada na forma de registro ou aspecto físico (ex.: textual, iconográfico, cartográfico, sonoro, audiovisual).

O que são documentos iconográficos?

Documentos com imagens estáticas, como fotografias, gravuras, diapositivos e desenhos.

O que são documentos cartográficos?

Documentos com representações geográficas, espaciais ou astronômicas, como mapas, plantas e perfis.

O que são documentos sonoros?

Documentos cujo registro da informação consiste em som (ex.: fitas magnéticas de áudio, discos, arquivos digitais de áudio).

O que caracteriza a fase de Classificação em gestão documental?

Agrupamento dos documentos a partir de um plano de classificação baseado nas funções e atividades da instituição.

O que é plano de classificação documental?

Esquema hierárquico que organiza as classes de documentos de acordo com as funções operacionais da instituição.

O que é método de arquivamento alfabético?

Sistema direto de busca que ordena documentos seguindo o alfabeto e as regras de alfabetação (lexicográficas).

No método alfabético, como se arquiva o nome 'João da Silva'?

Silva, João da (o último sobrenome torna-se a primeira unidade de entrada).

No método alfabético, como se arquiva sobrenome composto ligado por hífen (ex.: Paulo Monte-Belo)?

Monte-Belo, Paulo (o sobrenome com hífen não se separa e entra em conjunto).

No método alfabético, como se arquivam sobrenomes com 'Júnior', 'Filho' ou 'Neto'?

Acompanham o último sobrenome precedente (ex.: Santos Filho, Pedro dos).

O que é o método geográfico de arquivamento?

Ordenação dos documentos por local de origem ou procedência (país, estado, cidade), considerado método direto.

No método geográfico por cidade, qual elemento deve preceder?

O estado (ou país), para evitar homonímia entre cidades de mesmo nome (ex.: SP - Campinas).

O que é o método numérico simples?

Atribuição de um número sequencial a cada documento ou pasta, exigindo índice remissivo alfabético (método indireto).

O que caracteriza o método dígito-terminal?

Numeração lida em grupos de dígitos da direita para a esquerda, equilibrando o volume de pastas nas gavetas.

O que é o método ideográfico?

Ordenação temática ou por assunto, podendo ser alfabético (dicionário/enciclopédico) ou numérico (decimal/duplex).

O que é fundo aberto?

Conjunto de documentos de uma entidade produtora que continua ativa e acumulando novos documentos.

O que é fundo fechado?

Conjunto documental de uma instituição que cessou completamente suas atividades e não produz novos registros.

O que é microfilmagem arquivística?

Processo de reprodução fotográfica analógica em microforma de alta durabilidade e fé pública legal garantida.

A digitalização substitui automaticamente o documento original de valor permanente?

Não. Documentos de valor histórico e permanente nunca podem ser descartados apenas por terem sido digitalizados.

O que é instrumento de pesquisa em arquivos permanentes?

Ferramenta técnica criada para descrever o acervo e facilitar o acesso e localização das informações pelo usuário.

O que é um 'Guia' de arquivo?

Instrumento de pesquisa abrangente que dá visão global da instituição e de todos os seus fundos documentais.

O que é um 'Inventário' em arquivo permanente?

Instrumento de pesquisa que descreve sumária ou pormenorizadamente as séries de um fundo ou parte dele.

O que é um 'Catálogo' arquivístico?

Instrumento de pesquisa minucioso que descreve documentos individualmente, item por item.

O que é restauração de documentos?

Intervenção técnica para restituir a forma física e a legibilidade original danificada do documento.

O que é preservação documental?

Conjunto de medidas gerais de prevenção e controle ambiental destinadas a prolongar a vida útil do acervo.

Qual o nível recomendado de umidade relativa (UR) para acervos em papel?

Geralmente entre 45% e 55%, evitando proliferação de fungos e ressecamento do papel.

Qual a faixa ideal de temperatura para preservação de papéis em arquivo?

Entre 18°C e 22°C com baixa oscilação térmica diária.

O que é desinfestação?

Procedimento técnico para erradicar insetos e outros agentes biológicos nocivos instalados no acervo.

O que significa CONARQ?

Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado central do SINAR responsável pela política nacional de arquivos no Brasil.

O que é a Lei 8.159/1991 no Brasil?

A Lei de Arquivos, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Documentos privados de pessoas físicas podem ser declarados de interesse público?

Sim, por decreto do Poder Executivo, quando apresentarem valor histórico relevante para a memória nacional.