Arquivologia: Teoria das Três Idades

Cartões · 52

Arquivo Corrente (1ª Idade)

Fase com documentos de uso frequente, em tramitação ou consulta diária. Fica próximo aos servidores para resolução de negócios imediatos.

Arquivo Intermediário (2ª Idade)

Fase com documentos de uso ocasional que já cumpriram sua tramitação, mas aguardam prazos legais, prescricionais ou precaucionais.

Arquivo Permanente (3ª Idade)

Fase com documentos que perderam o valor administrativo, mas adquiriram valor histórico, probatório ou informativo. Jamais podem ser eliminados.

Transferência documental

Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Recolhimento documental

Passagem de documentos do arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente.

Termo 'Arquivo Morto'

Expressão leiga inexistente e incorreta na arquivologia oficial. Documentos cumprem ciclo de vida ativo e têm valor legal ou histórico.

Valor Primário

Valor administrativo, fiscal ou jurídico presente nas 1ª e 2ª idades (arquivo corrente e intermediário).

Valor Secundário

Valor histórico, probatório, cultural ou de pesquisa presente na 3ª idade (arquivo permanente).

Folha de ponto do mês vigente

Arquivo Corrente: documento de consulta constante e em tramitação direta no setor de recursos humanos.

Processo de licitação em andamento

Arquivo Corrente: ato administrativo em trâmite ativo para aquisição de bens ou serviços.

Ofício recebido aguardando resposta

Arquivo Corrente: expediente ativo em fase de elaboração e despacho pelo órgão.

Contrato de prestação de serviços vigente

Arquivo Corrente: instrumento em cumprimento diário de obrigações contratuais e financeiras.

Requerimento de férias em análise

Arquivo Corrente: pedido pendente de decisão e trâmite pelo departamento competente.

Nota fiscal de compra recém-emitida

Arquivo Corrente: comprovante em processo de liquidação e conferência no setor contábil.

Folha de ponto de dez anos atrás

Arquivo Intermediário: processo finalizado, retido no depósito para fins de fiscalização e contagem de tempo de serviço.

Processo de licitação homologado e executado

Arquivo Intermediário: certame encerrado, guardado para eventual auditoria dos órgãos de controle externo.

Prontuário de aluno já formado

Arquivo Intermediário: mantido no arquivo central para eventual emissão de 2ª via de histórico ou certidão.

Comprovantes de recolhimento previdenciário quitados

Arquivo Intermediário: guias guardadas até o fim do prazo prescricional para comprovar aposentadorias.

Contrato administrativo encerrado há 3 anos

Arquivo Intermediário: documento sem uso diário mantido em custódia até expirar o prazo legal de cobrança.

Ata de fundação de uma instituição pública

Arquivo Permanente: documento original com valor histórico e memória institucional irrecuperável.

Decreto de criação do município de 1890

Arquivo Permanente: registro histórico e comprovação da evolução político-administrativa local.

Livro de posse do primeiro governador

Arquivo Permanente: documento único com valor memorial, cultural e probatório definitivo.

Fotografias da construção da sede original

Arquivo Permanente: registro iconográfico de valor cultural e preservação da memória da instituição.

Planta arquitetônica original do prédio histórico

Arquivo Permanente: bem patrimonial e técnico definitivo, fundamental para a preservação histórica do edifício.

Diário de bordo de expedição científica pioneira

Arquivo Permanente: manuscrito com valor de pesquisa científica e interesse coletivo inalienável.

Atestado médico entregue nesta semana

Arquivo Corrente: em trâmite no setor de medicina ocupacional para abono de faltas imediatas.

Processo de sindicância concluído com sanção aplicada

Arquivo Intermediário: arquivado aguardando término dos prazos de recurso judicial ou prescrição de ação.

Correspondência de presidente da república do século XIX

Arquivo Permanente: correspondência de valor documental e histórico para estudos acadêmicos e preservação nacional.

Relatório de prestação de contas do ano em curso

Arquivo Corrente: em consolidação e verificação cotidiana pelo setor de contabilidade.

Declarações de imposto de renda de exercícios fiscais passados

Arquivo Intermediário: documentação sob custódia aguardando decurso do prazo decadencial da Receita Federal.

Tratado internacional firmado pela República

Arquivo Permanente: documento de valor diplomático e jurídico perpétuo mantido no Arquivo Nacional.

Edital de concurso público em fase de inscrições

Arquivo Corrente: ato normativo em plena execução operacional pela comissão organizadora.

Provas de concurso público realizado há cinco anos

Arquivo Intermediário: cadernos de resposta mantidos até o vencimento da validade jurídica do concurso.

Primeira Constituição de um Estado

Arquivo Permanente: documento fundador e marco jurídico com guarda permanente obrigatória.

Requisição de compra de material de escritório de hoje

Arquivo Corrente: pedido inicial circulando entre o setor solicitante e o almoxarifado.

Notas de empenho quitadas de três exercícios anteriores

Arquivo Intermediário: comprovantes contábeis arquivados aguardando prazo prescricional para julgamento de contas.

Discurso manuscrito de posse de patrono institucional

Arquivo Permanente: texto original guardado para memória e difusão cultural da identidade do órgão.

Projeto de lei em debate legislativo

Arquivo Corrente: proposição legislativa tramitando entre comissões para votação em plenário.

Processos de aposentadoria homologados há dez anos

Arquivo Intermediário: autos sob custódia para garantia de direitos previdenciários dos beneficiários.

Plano original de urbanização da capital do estado

Arquivo Permanente: cartografia e memorial descritivo essenciais para a memória e história do urbanismo local.

Planilha de cotação de preços para compra urgente

Arquivo Corrente: dados coletados em consulta imediata para subsidiar a contratação direta.

Recibos de entrega de vale-transporte de exercícios anteriores

Arquivo Intermediário: comprovantes trabalhistas retidos até a extinção do prazo de eventual ação judicial.

Relatório anual de atividades da instituição de 1930

Arquivo Permanente: publicação histórica que documenta a origem e evolução das políticas públicas da época.

Protocolo de recebimento de processo emitido hoje

Arquivo Corrente: comprovante de entrada em utilização no balcão de atendimento.

Termos de doação de acervo histórico assinados no século passado

Arquivo Permanente: títulos jurídicos constitutivos de propriedade com valor permanente e probatório.

Registro de ponto biométrico eletrônico em consolidação semanal

Arquivo Corrente: base de dados em conferência diária para cálculo da folha de pagamento atual.

Auditoria fiscal concluída há quatro anos

Arquivo Intermediário: laudo sob guarda temporal para fundamentar respostas a órgãos de fiscalização.

Ato de nomeação do primeiro servidor da autarquia

Arquivo Permanente: registro histórico único que documenta o corpo funcional pioneiro da entidade.

Ordem de serviço aberta aguardando atendimento técnico

Arquivo Corrente: chamado ativo na bancada da equipe de manutenção ou suporte.

Livro de registro de sepultamentos centenário

Arquivo Permanente: fonte demográfica e genealógica histórica de guarda perpétua.

Tabela de Temporalidade Documental

Instrumento que define os prazos de permanência na fase corrente e intermediária, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento).

Destinação final de um documento

Consiste na eliminação física autorizada ou no recolhimento para o arquivo permanente.